おはようございます！
ケイコバです。
今日は「タスクシュートによるタスクと時間の管理」について書いていきます。
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世の中にはタスクや時間を管理するための手法が山のようにありますよね。
私自身は社会人になってから「GTD」を知り、
以後は自分のタスクなどを管理するのはGTDの考え方を基本にしています。
そんな私ですが、2021年になってから新たに「タスクシュート」によるタスクや時間の管理を始めました。
目的は、主に以下の二つです。
1つ目は、時間の使い方を明確にし、より自分の時間を確保すること
2つ目は、積み上げたタスクを確実に実施すること
やりたいことは次々に出てきますが、自分の使える時間は限られています。
その中で本当にやりたいことに費やす時間を計画的に割り振りたいと考え、
その時ちょうどタスクシュートが目に留まったわけです。
タスクシュートを始めてみて分かったことをまとめると以下の通りです。
- 「全ての行動を記録する」のは意外と大変ではない
- “何となく”の見積もりから、”実績ベース”の見積もりへと変わる
- “中断”を避けるため、一つのタスクへの集中力が上がる
タスクシュートとは、大橋 悦夫さんの考案されたタスク管理メソッドです。
以下のウェブサイト上に詳細が載っているのでここでは詳しく書きませんが、
私の理解しているタスクシュートはこんな感じです。
- 1日の全てのタスクを書き出し、時間管理する
- 見積もりと実績を蓄積することで、1日の時間管理を適正化することができる
タスクに対して見積もりや開始/終了時間を付与し、1日の作業とその見積もりの妥当性を明確にできるというのが、他のタスク管理やToDo管理などと大きく異なる点かと思います。
タスクシュートそのものはメソッドであるため、その考え方に従えば特定のツールを使用しなくても実践できます。
ノートやスケジューラへ手書きでも、エクセル等で管理しても良いでしょう。
私自身は「Task Chute Cloud」というサービスと、エクセルで自作した表での管理を併用しています。
二つ併用している理由は単純で、仕事中はオンラインのサービスを利用できないからです。
私はプライベートの時間帯(平日の仕事以外の時間、休日)については、
このTask Chute Cloudを利用しています。
Task Chue Cloudは「jMatsuzaki」さんが開発された、
タスクシュート考案者の大橋悦夫さん公認のアプリになります。
タスクシュートによる日々のタスク管理はもちろん、ルーチン化や見積もり時間の算出なども行うことが可能な、非常に便利なアプリです。
またウェブアプリなので、ブラウザさえあれば実施できるのも便利ですね。
使用するにはサブスクリプションタイプの支払いが必要で、
¥486/月、または¥4,860/年のどちらかで支払うことになります。
有料なのは好みが別れるところだと思いますが、この金額で提供していただけるのであれば私個人としては満足しています。
「有料なのはちょっと。。。」とか、
私のように会社からオンラインサービスにアクセスできないような場合は、
それほど凝った作りでなければExcelなどで簡単に作成も可能です。
例えばこんな感じですね。
集計などは必要に応じて足せば良いと思います。
私の場合は会社では上記のような表をExcelで作成し、仕事上のタスクを管理しています。
作った表の概要としては以下の通りです。
- １つのシートで一週間分のタスクを記載する
- 「テンプレート」シートを用意しておいて、週の頭にそのシートをコピーする
- 「テンプレート」シートには、ルーチンタスクを予め記入しておく
- 「集計」シートに週ごとの実績の集計を記録する
タスクシュートによる管理を始める上で重要なのが、
「ルーチンタスクをいかに手間なく記載するか」だと思います。
色々方法はあると思いますが、上記のようなテンプレートとしてルーチンタスクを記載しておくのは手軽にできて良いと思います。
「1日の作業を全て書き出してください」と言われたらどうでしょう？
普通は『そんなの面倒でやってられないよ！』と思いますよね。
でも1日の中で、今までにやったことのない新しい作業ってどれぐらいありますか？
例えば朝起きて出社するまで、毎日違った行動をする人はそういないでしょう。
また仕事であっても、毎日全く違う仕事に手をつけるような人も少ないのではないでしょうか。
逆に言えば、毎日行うルーチン化された作業というのは、振り返ってみると大量にあることに気づくと思います。
そんなルーチン化されたタスクはツールで自動的に入力させましょう。
そしてルーチン化されていないタスク、新しいタスクなどは手動で入れるようにすれば、「1日の作業を全て書き出す」というのも意外と面倒ではないです。
このタスクシュートによる管理を習慣化するためには、
ルーチン化されたタスクをいかに楽に入力できる状態にするかが鍵、
と言えますね。
仕事でもプライベートでも、移動時間や作業時間など何らか見積もりを立てるのは日常的に行いますよね。
例えばどこかへ出かける時。
あのお店までは自宅から20分ぐらいかな？
そのあと買い物して帰ってくるまでは1時間ぐらいかな？
そしたら家に帰ってからあれとこれと。。。
でも頻繁に行くような場所ならともかく、意外と移動時間も買い物時間もあてにならなかったりしませんか？
こうした見積もりをタスクシュート上で蓄積していくと、見積もりと実績の関係が明白になっていきます。
特にTask Chute Cloudであれば、同じ案件は集計してこんな風に平均値を入力できます。
記録が蓄積すればするほど精度があがるので、1日の予定を無理なく立てることができるようになるわけですね。
タスクシュートでタスク管理していると、
意外と自分の集中が切れて別のことに手を出していることに気づきました。
タスクシュート上でタスクの状況を正しく記録しようとすると、あるタスクが終わらないうちに別のタスクを始めたのであれば、もちろんそれを記載します。
ツールによるかもしれませんが、Task Chute Cloudでは何か割り込みが入った場合、それまで実行していたタスクが (中断) となり、同じタスクが複製されて新たなタスクとして登録されます。
例えば実行中のタスクを「A」、割り込んだタスクを「B」とすると、
- タスクA (中断)
- タスクB
- タスクA (中断->再開)
のようにタスクが登録されます。
これは問い合わせなどの外的要因であっても、自分の意思であっても処理としては変わりません。
なので集中力が切れて他のことに手を出してしまったりすると、
それがそのまま記録されます。
あとで振り返ることで自分の集中具合が確認できますし、
タスクの切り替えを意識して仕事をすることで、他のタスクに手を出してしまいそうになるのを未然に防ぐのにも役に立っています。
今日はタスクシュートを始めたことによって、日々のタスクと時間をコントロールすることについて書きました。
- 予定を立てているはずなのにうまく進まない人
- 自分が日頃何に時間を奪われているのか知りたい人
- 1日の行動を見直して、効率よく物事を進めたい人
そんな方は、ぜひ一度タスクシュートによる管理を始めてみると良いかと思います。
タスクを書き出す習慣を身に付けるのは少し大変な面もありますが、
自分の行動が明確になるスッキリ感はとても魅力的です。
ぜひチャレンジしてみてください。
最後まで読んでいただき、ありがとうございました。
